eMail-Management im Projekt-Alltag

Jul 20, 10

Thomas WellerProjektmanagement eMail, Management, Tipps 1 Kommentar

Ich finde eMail toll. Sehr genau erinnere ich mich an die Zeiten, in denen ich Schriftstücke mit der Hauspost verschickt habe und das Faxgerät DIE Innovation in der schriftlichen Kommunikation war. Heute bin ich in der Lage, sinnvoll mit Vielen zu kommunizieren und viele Abstimmprozesse erheblich abzukürzen.

Also nochmal: eMail ist toll!

Sicherlich bringt eMail ein paar neue Herausforderungen mit sich:

jeder benutzt es — eigentlich auch super, so braucht man nur ein Medium und hat alles an einem Ort
dadurch bekommt man aber elendig viele eMails!
… und auch leider viel Mist …

Den letzten Punkt werde ich mal separat betrachten, aber meines Erachtens muss hier eine globale wirkende Terrorgruppe ran, die droht notfalls das Internet abzuschalten, wenn nicht einige Kollegen es endlich mal begreifen, dass … OK, das führt zu weit.

So beherrsche ich die eMail-Flut

Das sind die drei Herausforderungen:

Administratoren, die nur eine gewisse Größe des Posteingangs zulassen — im Übrigen ist der immer zu klein, auch wenn es 5 TB sein sollten
man muss alle eMail lesen, verstehen und agieren — hartes Brot, kümmere ich mich auch in einem weiteren Blogpost drum
von Zeit zu Zeit muss man eMail wiederfinden — liebe Outlook-User, richtet sich vor Allem an Euch!

Der letzte Punkt macht immer dann besonders Spaß, wenn man sich gerade in einer hektischen Projektphase befindet und einer brüllt:

Das stand doch in der eMail mit den anderen eintausend Themen, die ich Dir vor 2 Jahren geschickt habe!

Ah ja … jetzt geht das hektische Gesuche los. In welchem Ordner habe ich das abgelegt? War es in der Designphase oder doch schon während des Testens? Nein — es war zum Thema “Gleichgewicht im Wiegeschritt” oder doch “Blumenzwiebeln in Not”?

Was ich sagen will: meines Erachtens scheitern alle Versuche, eMails in irgendwelche Ordner zu pressen. Trotzdem kann ich auf Gesuche wie oben immer antworten:

eMail liegt mir vor!

So verwalte ich meine eMails:

alle eingehenden eMails werden per Regel in einen Offline-Ordner kopiert. Diesen benenne ich nach Monat und Jahr (z. B. 2010_07)
selbiges mache ich mit allen ausgehenden eMail, diese werden in den selben Ordner wie die eingehenden Mails geschoben

Jetzt habe ich schonmal den Vorteil, dass ich jederzeit meinen Posteingang und meine “Gesendeten Objekte” löschen kann ohne auch nur eine eMail zu verlieren. Kommt also wieder die eMail “Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten” kann ich sofort die alle gesendeten Objekte löschen — das reicht meist schon.

So finde ich meine eMails:

Mit den Outlook-Bordmitteln funktioniert das schon ganz gut. Meistens erinnert man sich noch ungefähr, in welchem Monat man suchen muss. Wenn nicht: auch nicht schlimm, ich markiere einfach mehrere Ordner zum suchen (Kurzbefehl STRG-Shift-F):

Mit dieser Methode finde ich immer recht schnell meine eMails. Seit Neuestem verwende ich allerdings eine externe Suche: X1 Professional Client. Mit diesem Tool finde ich nicht nur meine eMail noch schneller, sondern auch meine anderen Dokumente auf meinem Rechner:

ich kann die gefundenen eMails sofort einsehen und bekomme nicht nur eine Liste
die Suchbegriffe werden in den gefundenen eMails hervorgehoben
es gibt eine Preview-Funktion der eMail-Anhänge
alle eMails werden indiziert, die Suche zeigt die Ergebnisse in Echtzeit während des Tippens

Ich bin mir sicher, dass ich noch viele andere tolle Features entdecken werden, die obigen verwende ich aber jetzt schon mehrmals täglich. Kosten: 36 Euro, total in Ordnung.

Größter Nachteil: Alle kommen immer zu mir, wenn irgendwelche eMails verloren gehen — hat aber auch sein Gutes, ich bin als wohl organisierter Mensch bekannt.

Projektmanagement etc.