Das ist der erste Artikel in der Reihe “Projektkommunikation — 10 Erfolgsgesetze” — die weiteren Teile gibt es hier!

Gesetz #2: Immer schön bei der Wahrheit bleiben!

Die Wahrheit sagen ist mehr als nicht lügen (siehe Tipp #1). Die Unwahrheit tarnt sich oft in Wesenszügen, die besonders bei sprachlich Begabten anzutreffen sind.

Sarkasmus ist der Weinkrampf der Starken.

Ironie, Sarkasmus und hintersinnige Wortspiele erzählen zwar nicht die Unwahrheit, führen das Gegenüber aber in die Irre. Ich hatte während meines Praktikums im Studium einen Mentor, der als Vollzeit-Sarkast fortwährend die Wirklichkeit aus seiner Sicht präsentierte. Nach kurzer Zeit gab ich auf – ich konnte die Funken der Wahrheit in seinem Wort-Feuerwerk nicht mehr erkennen. Dies hatte zur Folge, dass mir dieser Mensch nichts beigebracht hat und ich kostbare Zeit verschwendet habe. Schlimmer noch: ein paar seiner Anekdoten verharren immer noch als “Wahrheiten” in meinem Gedächtnis.

Im schlimmsten Fall führt dies zu einen “angeborenen” Negativhaltung, welche die Stimmung in Projekten schnell beherrschen kann. Es verschleiert eine sachliche Argumentation die gerade in schwierigen Situation (Blütezeit der Sarkasten!) dringend benötigt wird. Zudem ist die Ansteckungsgefahr groß, denn Hohn und Spott sind oft der einfachere Weg als die Wahrheit zu ertragen.

Beugen Sie diesem Trend in Ihren Projekten unbedingt vor! Es schleicht sich ein wie ein Nervengift und ist schwer zu kurieren!

Wie?

• mit gutem Beispiel vorangehen
• saubere, unmissverständliche Kommunikation, vor allem in eMail oder im Chat
• machen Sie Ihre Kollegen darauf aufmerksam, viele merken gar nicht wie sehr die eigene Kommunikation vergiftet ist

Im Übrigen gilt das auch für weltfremde Optimisten, die der Realität in Windeseile die rosarote Brille aufsetzen.

Ich finde eMail toll. Sehr genau erinnere ich mich an die Zeiten, in denen ich Schriftstücke mit der Hauspost verschickt habe und das Faxgerät DIE Innovation in der schriftlichen Kommunikation war. Heute bin ich in der Lage, sinnvoll mit Vielen zu kommunizieren und viele Abstimmprozesse erheblich abzukürzen.

Also nochmal: eMail ist toll!

Sicherlich bringt eMail ein paar neue Herausforderungen mit sich:

• jeder benutzt es — eigentlich auch super, so braucht man nur ein Medium und hat alles an einem Ort
• dadurch bekommt man aber elendig viele eMails!
• … und auch leider viel Mist …

Den letzten Punkt werde ich mal separat betrachten, aber meines Erachtens muss hier eine globale wirkende Terrorgruppe ran, die droht notfalls das Internet abzuschalten, wenn nicht einige Kollegen es endlich mal begreifen, dass … OK, das führt zu weit.

So beherrsche ich die eMail-Flut

Das sind die drei Herausforderungen:

1. Administratoren, die nur eine gewisse Größe des Posteingangs zulassen — im Übrigen ist der immer zu klein, auch wenn es 5 TB sein sollten
2. man muss alle eMail lesen, verstehen und agieren — hartes Brot, kümmere ich mich auch in einem weiteren Blogpost drum
3. von Zeit zu Zeit muss man eMail wiederfinden — liebe Outlook-User, richtet sich vor Allem an Euch!

Der letzte Punkt macht immer dann besonders Spaß, wenn man sich gerade in einer hektischen Projektphase befindet und einer brüllt:

Das stand doch in der eMail mit den anderen eintausend Themen, die ich Dir vor 2 Jahren geschickt habe!

Ah ja … jetzt geht das hektische Gesuche los. In welchem Ordner habe ich das abgelegt? War es in der Designphase oder doch schon während des Testens? Nein — es war zum Thema “Gleichgewicht im Wiegeschritt” oder doch “Blumenzwiebeln in Not”?

Was ich sagen will: meines Erachtens scheitern alle Versuche, eMails in irgendwelche Ordner zu pressen. Trotzdem kann ich auf Gesuche wie oben immer antworten:

eMail liegt mir vor!

So verwalte ich meine eMails:

• alle eingehenden eMails werden per Regel in einen Offline-Ordner kopiert. Diesen benenne ich nach Monat und Jahr (z. B. 2010_07)
• selbiges mache ich mit allen ausgehenden eMail, diese werden in den selben Ordner wie die eingehenden Mails geschoben

Jetzt habe ich schonmal den Vorteil, dass ich jederzeit meinen Posteingang und meine “Gesendeten Objekte” löschen kann ohne auch nur eine eMail zu verlieren. Kommt also wieder die eMail “Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten” kann ich sofort die alle gesendeten Objekte löschen — das reicht meist schon.

So finde ich meine eMails:

Mit den Outlook-Bordmitteln funktioniert das schon ganz gut. Meistens erinnert man sich noch ungefähr, in welchem Monat man suchen muss. Wenn nicht: auch nicht schlimm, ich markiere einfach mehrere Ordner zum suchen (Kurzbefehl STRG-Shift-F):

Mit dieser Methode finde ich immer recht schnell meine eMails. Seit Neuestem verwende ich allerdings eine externe Suche: X1 Professional Client. Mit diesem Tool finde ich nicht nur meine eMail noch schneller, sondern auch meine anderen Dokumente auf meinem Rechner:

• ich kann die gefundenen eMails sofort einsehen und bekomme nicht nur eine Liste
• die Suchbegriffe werden in den gefundenen eMails hervorgehoben
• es gibt eine Preview-Funktion der eMail-Anhänge
• alle eMails werden indiziert, die Suche zeigt die Ergebnisse in Echtzeit während des Tippens

Ich bin mir sicher, dass ich noch viele andere tolle Features entdecken werden, die obigen verwende ich aber jetzt schon mehrmals täglich. Kosten: 36 Euro, total in Ordnung.

Größter Nachteil: Alle kommen immer zu mir, wenn irgendwelche eMails verloren gehen — hat aber auch sein Gutes, ich bin als wohl organisierter Mensch bekannt.

Viele Projektleiter verwenden MS-Excel jeden Tag … und verzweifeln spätestens beim SVERWEIS oder Pivot-Tabellen.

Heute habe ich ein tolles Blog gefunden, auf dem Excel für “Nicht-Nerds” erklärt wird. Ein paar Beispiele:

• 73 free designer quality Excel chart templates — endlich keine 08/15 Charts mehr!
• 15 really useful Excel formulas for everyone — kleine Helferlein abseits des von =SUMME …
• best charts to compare actual values with targets — den Status mal anders zeigen, z. B. als Tacho
• Excel pivot tutorial — wer es einmal begriffen hat, benutzt Pivot Tabellen ständig

Meistens kann man die Excel-Dateien herunterladen und sofort verwenden, nicht so aber bei dem Top-Tipp:

Das Project Management Bundle kostet je nach Excel-Version 30$ – 45$, enthält aber 24 cool aussehende Templates, die ein Projekleiter täglich braucht. Habe ich sofort gekauft und sind schon im Einsatz …

Noch ein Tipp: wer Schwierigkeiten hat, die englischen Formularbezeichnungen ins Deutsche zu übersetzen, findet hier eine gute Übersetzung für Excel 2007.

Hier noch ein kleiner Tipp von mir:

Duplikate finden

Lösung 1: In einer sortierten Liste, vergleiche aktuelle Zelle mit der vorherigen. Wenn gleich, habe ich ein Duplikat.

Duplikate in sortierter Liste

In Zelle “A3″, gib’ folgenden Code ein:

=WENN(A3=A2;"Duplikat";"OK")

Das funktioniert auch ganz gut, allerdings ausschließlich in einer sortierten Liste. Das Gleiche geht aber auch in einer unsortierten Liste mit …

Lösung 2: In einer unsortierten Liste, vergleiche die aktuelle Zelle mit dem Rest der Spalte (nach oben gerichtet). Wenn mehr als einmal vorhanden, dann ist es ein Duplikat.

Duplikate in unsortierter Liste

Gib’ diesmal den folgenden Code in Zelle “A2″ ein:

=WENN(ZÄHLENWENN($A$2:A2;A2) > 1; "Duplikat"; "OK")

Alle Duplikate werden markiert.

Am Schluss noch ein Link zu einem Buch: Projektmanagement mit Excel. Kostenlos zu lesen auf PaperC.

Viel Erfolg!

Kreativität im Berufsleben ist vorbehalten den schwarzbebrillten Schalträgern, leicht Verrückten und außerhalb von Werbeagenturen nicht anzutreffen.

Ich muss gestehen, bei dieser Aussage habe ich mir selber auf’s Maul geschaut — trotzdem kenne ich reichlich Gleichgesinnte. Eines ist aber unstrittig: Kreativität ist etwas Tolles! Schön, wenn man zu den Auserwählten gehört, die quasi auf Knopfdruck geniale Einfälle haben und diese in kurzer Zeit umsetzen.

1. Kreativität ist aber kein Privileg einiger Weniger
2. auch für “den Rest von uns” gibt es Wege, kreativ zu sein

Folgende Präsentation zeigt, wie das geht:

Leider ist Kreativität ein sehr scheues Tier. Jede Ablenkung (Telefonanrufe, Kollegenbesuche, eMail, Twitter, …) verscheucht es. Um Kreativität zu fördern, bedarf es Wege, die im normalen Arbeitsalltag eher als kontraproduktiv gesehen werden. So wie in dem fiktiven Gespräch eines Projektleiters und eines Kreativen: “Who killed the creative process?“. Kernthesen:

• Kreativität muss geplant werden
• … organisiert werden
• … ermöglicht werden
• … überhaupt erst einmal erlaubt werden
• … ist keine Spinnerei, sondern ein extrem professionelles Handwerk

Jeder Arbeitgeber kann etwas tun, um Kreativität zu fördern. Seien es bequeme Meeting-Points oder wenn möglich Gartenmöbel auf dem Balkon (Terrasse, Garten) — Ecken, in denen man sich gerne aufhält, um dies oder das zu besprechen.

Obwohl Raucher heute in Käfigen eingesperrt oder nach Draußen verbannt werden hat das doch ein  Gutes: sie reden außerhalb der normalen Arbeitsumgebung ungezwungen miteinander. Manchmal kommen da auch tolle Ideen zustande (selber schon erlebt). Jetzt bitte nicht mit dem Rauchen anfangen, baut “Kreativ-Ghettos”!

Jeden Tag lassen wir grauenhafte Powerpoint-Präsentationen über uns ergehen. Lasst uns einen Anfang machen und selber bessere Präsentationen erstellen. Die folgende Prösentation gibt wenige — aber sehr wertvolle — Hinweise, wie das gehen kann.

Und nicht vergessen: Hast Du keine Fakten, verwende Farben!

Ich habe dieses Video zwar schon einmal getwittert, aber der Link auf das andere Blog ist inzwischen tot.

Ganz wichtig: Video unbedingt bis zu Ende anschauen — es lohnt sich!

Für die Meisten ist die Vorbereitung auf die Zertifizierung als PMP ein große Hürde. Es braucht einfach viel Zeit und außerdem ist der PMBOK Guide wahrlich keine superspannende Lektüre — zumindest am Anfang.

Kleine Anmerkung: ich habe den Test auf Englisch gemacht. Ich habe keine Ahnung, wie die deutsche Übersetzung funktioniert, mir schien es aber ratsam, das “Original” zu studieren.

So bin ich vorgegangen:

• Mitglied beim PMI geworden (130$) — ist nicht zwingend notwendig, rechnet sich aber sofort da als Mitglied die Prüfungsgebühr deutlich niedriger ist
• PMBOK Guide von der PMI-Seite herunter geladen. Auch das ist ein schöner Nebeneffekt für Mitglieder
• PMPrepcast gekauft (100$) und alle Episoden gehört oder angeschaut. Ich finde, Cornelius macht das fantastisch. Auf der einen Seite hält er sich an die Struktur des PMBOK Guide und erklärt auch alle “PMI-isms”, aber reichert alles mit Beispielen aus der Praxis an. Ich habe gemerkt, wieviel Sorgfalt und Liebe Cornelius dort hineingesteckt hat und musste mich nicht zwingen, ihm zu folgen
• erst jetzt habe ich den PMBOK Guide gekauft und zum ersten mal gelesen — auf einmal machte Alles irgendwie Sinn und die staubtrockenen Definitionen erwachten zum Leben. Und dafür ist der PMBOK Guide auch gedacht: als Referenz und als Werkzeug. Er wohnt jetzt an meinem Arbeitsplatz auf dem Schreibtisch und wird dort auch keinen Staub ansetzten
• der häufigste Tipp ist: so viele Testfragen wie möglich beantworten. Stimmt! Ich habe mich für PMBootCamp entschieden:
  • funktioniert auf Basis eines Abos — Zugriff für x Tage oder Monate
  • jede Knowledge Area kann separat abgefragt werden
  • spezielle Tests gibt es auch: Situationsfragen, Formelsammlung, etc.
  • oder man kann “echte” Examen simulieren
  • Tipp: es gibt auch einen kostenlosen Test
• als Untersützung habe ich mir noch die Formelsammlung und Übungen von (ja, schon wieder) Cornelius gekauft. Es gilt das Gleiche wie für den Prepcast — einfach kaufen, nicht fragen …
• das war’s!

Noch ein Tipp: Lest unbedingt das Glossar des PMBOK Guide mehrfach — dort sind alle Begriffe kurz definiert. Das hilft ungemein beim “auswendig lernen”.

Ich habe (wegen student syndrome) zwei harte Monate gehabt — bin jetzt aber glücklicher PMP.

Fragen oder Kommentare — nur los!

Folgt mir auch auf  Twitter oder Facebook. Dort poste ich (jetzt wieder öfter) interessantes aus der Welt des Projektmanagements.

Schamlos bei Jürgen abgeschaut, ist aber (zumindest in Teilen) die Realityshow, in der ich manchmal mitspiele.

YouTube – 8 Regeln für den totalen Stillstand in Unternehmen.

Neulich erschien ein guter Artikel auf PM Hut zum Thema “Retten von notleidenden Projekten“. Die Kernthesen:

1. Führung austauschen
2. Mitarbeiter austauschen
3. Zusammenarbeit fördern
4. Kommunikation ändern
5. Meetings streichen
6. Prioritäten überarbeiten
7. Informationen an das Management verbessern

Wohl dem, der als Feuerwehr berufen wird und diese Autorität eingeräumt bekommt. Besonders der erste Punkt ist oft schwer durchführbar — wann kann ich schon die wichtigsten Stakeholder austauschen?

Oft liegt der Grund für notleidende Projekte darin, dass die Stakeholder nur unzureichend identifiziert wurden. Das führt dazu, dass Anforderungen vergessen wurden und im Nachhinein als Killerkriterium berücksichtigt werden müssen. Insbesondere Abhängigkeiten und Folgeeffekte von komplexen Prozessen werden gerne übersehen und stellen sich als Stolpersteine für das Projektziel heraus. Dies oft zu einem Zeitpunkt, wenn die Design- und Erstellungsphase abgeschlossen sind: während des Tests — mit echten Usern!

Daher muss der erste Schritt immer ein Kassensturz sein:

• wer sind die Stakeholder?
• sind diese ausreichend informiert/involviert?
• sind alle Anforderungen klar und abgestimmt (abgezeichnet)?
• sind die Seiteneffekte auf angrenzende Prozesse aufgezeigt, verstanden,berücksichtigt und kommuniziert (Blick über den Tellerrand)?

Manchmal neigt das Management dazu, hier den entscheidenden Fehler zu machen:

Lass’ uns mal nicht alle involvieren, da wecken wir nur Begehrlichkeiten. Dann wird das Projekt zu groß und wir bekommen es nicht genehmigt oder es wird ein Endlos-Projekt!

Diese Entscheidung kann sich bitter rächen! Besser ist es, einen klaren Fahrplan zu vereinbaren und eventuell Folgeprojekte in Aussicht zu stellen. Sollte sich ein guter Business-Case ergeben, steht einem Anschlussprojekt bestimmt nichts im Wege.

In einer Projektkrise hilft immer:

• Stakeholder (neu) identifizieren
• Anforderungen erkennen
• … und neu priorisieren
• neues Ziel: kurzfristige Erfolge!

Auch sind Mitarbeiter nicht beliebig austauschbar — jedoch ist ein kleiner Trick hilfreich: Installieren von Fokus-Gruppen. Dies beschreibt auch Barry Otterhold in seinem Artikel. Rufe die richtigen Mitarbeiter (am Besten räumlich) zusammen und bringe einzelne Probleme in den Brennpunkt dieser Gruppe. Bestimme einen (temporären) Teilprojektleiter für jede Fokus-Gruppe und verlange regelmäßige (tägliche) Updates. Die Zusammensetzung jeder Gruppe muss dem Problem folgen — oft stellt man hier fest, dass die bisherige Zusammensetzung von Teams nicht sinnvoll war. In komplexen Prozessen muss sicher gestellt sein, aus allen Bereichen fähige (die Besten!) Mitarbeiter in eine fruchtbare Arbeitssituation zu bringen. Wieder mit dem Ziel: kurzfristige Erfolge!

Ich bin der Erste, der überflüssige Meetings von der Agenda streicht.

Wir sind ständig in Meetings — wann sollen wir unsere Arbeit machen?

… ist ein klassischer Einwurf. Gerade in Not-Situationen nimmt die Meeting-Inflation zu — die Unsicherheit steigt, jeder will irgendwie richten, fühlt sich nicht gut informiert, usw. Es macht nicht nur daher Sinn, die Meeting-Struktur zu überdenken und überflüssige Meetings zu streichen. Gerade Mitglieder einer Fokus-Gruppe müssen weiträumig freigeschaufelt werden!

Auf der anderen Seite geben Meetings (Rituale) Sicherheit für alle Projektbeteiligten. Ich bin sehr für klare und kommunizierte Checkpoints (Jour-Fixe) für bestimmte Teilnehmerkreise:

• Arbeits-Meetings (Workshops) können die Mitarbeiter selbst bestimmen und einberufen. Bitte hierfür “War-Rooms” bereitstellen und nicht mit Meeting-Räumen geizen! Dedizierte Projekt-Räume sind Gold wert (sehr lesenswert: How Does Radical Collocation Help a Team Succeed?)
• Update-Meetings aus den Fokus-Gruppen sollten regelmäßig einberufen werden. Hier werden aber nicht die Probleme gelöst, sondern es werden 3 Dinge kommuniziert:
  • was wurde erreicht?
  • was steht an (Ziel bis zum nächsten Checkpoint)?
  • welche Probleme gibt es die einer Entscheidung bedürfen, die nicht auf Arbeitsebene beschlossen werden können?
• Steering-Board

Mit kleinen Mitteln kann schon viel erreicht werden. Für meine Feuerwehr-Einsätze wähle ich selten die Axt, sondern gesunden Menschenverstand und versuche, Ordnung und Sicherheit wieder herzustellen. Na klar: in einer Krise müssen auch manchmal drastische Maßnahmen folgen — aber nicht als erstes Mittel der Wahl.

Das bringt mich zum Thema “kurzfristige Erfolge” — ist das neue Überdenken der Ziele, Prototyping und der iterative Ansatz nicht Kern-Bestandteil des “Extreme Project Management“?

Das ist der erste Artikel in der Reihe “Projektkommunikation — 10 Erfolgsgesetze” — die weiteren Teile gibt es hier !

Gesetz #1: Lügen haben kurze Beine!

In Projekten wird gelogen, dass sich die Balken biegen. Ich rede jetzt noch nicht mal von den alltäglichen Übertreibungen oder dem Verschweigen (siehe gesetz #2), sondern von “echten” Lügen. Je nach Druck werden Wahrheiten verbogen, Ammenmärchen in die Welt gesetzt oder Hörensagen (aka Flurfunk) als absolute Wahrheiten verkauft.

Gerne passiert das im Vergleich mit anderen Kollegen im Projekt: “Der Müller ist doch auch noch nicht soweit, da können wir uns ganz entspannt zurücklehnen – wir haben alle Zeit der Welt!” ist ein Klassiker. Diese Lügen werden lanciert, um vom eigenen Fahlverhalten abzulenken, sei es, dass man noch nicht so weit wie gehofft ist oder unerwartet Hürden auftreten. Diese Nebelbomben sind tödlich, vermiesen das Projektklima und errichten Schutzwälle. Der Klassiker in jedem Projektmanagement-Seminar ist das grandiosa Scheitern des Projektes am Flughafen von Denver. Dort wurde das Gepäckabfertigungssystem so dermaßen in den Sand gesetzt, dass die Mehrkosten und Verzögerung schlimmste Dimensionen annahmen. Der Grund: Verzögerungen in diesem Bereich wurden erst dann offenbar, als alle anderen (kleineren) Probleme gelöst waren. Dieser Teilprojektleiter hat demanch ganz Arbeit geleistet und die eigenen Probleme bis zum Schluss unter der Decke gehalten.

Lügner haben es besonders schwer im eigenen Team. Nicht unbedingt wird jedes Mitglied zum Mittäter oder “Lügner aus Not”, trotzdem ist jede Aussage fragwürdig. “Hidden Agendas” werden überall vermutet und entsprechend bedient. Besonders schlimm trifft es den Lügner dann, wenn es am wenigsten passt: in Krisensituationen. Wie will ein Projektleiter jetzt sein Team mitreißen, es überzeugen von der (R)Wichtigkeit der Mission? Der lügende Projektleiter steht jetzt zimlich einsam da — er leitet per “Order Mufti”, alleine auf Basis seiner Stellenbeschreibung.

Entlarven Sie Lügner, diese stellen sich gerne als Opfer dar oder es sind dienjenigen, die wild um sich treten.

Machen Sie kurzen Kompromiss mit Lügnern — raus!