Immer schön bei der Wahrheit bleiben

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Das ist der erste Artikel in der Reihe “Projektkommunikation — 10 Erfolgsgesetze” — die weiteren Teile gibt es hier!

Gesetz #2: Immer schön bei der Wahrheit bleiben!

Die Wahrheit sagen ist mehr als nicht lügen (siehe Tipp #1). Die Unwahrheit tarnt sich oft in Wesenszügen, die besonders bei sprachlich Begabten anzutreffen sind.

Sarkasmus ist der Weinkrampf der Starken.

Ironie, Sarkasmus und hintersinnige Wortspiele erzählen zwar nicht die Unwahrheit, führen das Gegenüber aber in die Irre. Ich hatte während meines Praktikums im Studium einen Mentor, der als Vollzeit-Sarkast fortwährend die Wirklichkeit aus seiner Sicht präsentierte. Nach kurzer Zeit gab ich auf – ich konnte die Funken der Wahrheit in seinem Wort-Feuerwerk nicht mehr erkennen. Dies hatte zur Folge, dass mir dieser Mensch nichts beigebracht hat und ich kostbare Zeit verschwendet habe. Schlimmer noch: ein paar seiner Anekdoten verharren immer noch als “Wahrheiten” in meinem Gedächtnis.

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eMail-Management im Projekt-Alltag

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Ich finde eMail toll. Sehr genau erinnere ich mich an die Zeiten, in denen ich Schriftstücke mit der Hauspost verschickt habe und das Faxgerät DIE Innovation in der schriftlichen Kommunikation war. Heute bin ich in der Lage, sinnvoll mit Vielen zu kommunizieren und viele Abstimmprozesse erheblich abzukürzen.

Also nochmal: eMail ist toll!

Sicherlich bringt eMail ein paar neue Herausforderungen mit sich:

  • jeder benutzt es — eigentlich auch super, so braucht man nur ein Medium und hat alles an einem Ort
  • dadurch bekommt man aber elendig viele eMails!
  • … und auch leider viel Mist …

Den letzten Punkt werde ich mal separat betrachten, aber meines Erachtens muss hier eine globale wirkende Terrorgruppe ran, die droht notfalls das Internet abzuschalten, wenn nicht einige Kollegen es endlich mal begreifen, dass … OK, das führt zu weit.

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Linktipp: pm-standards.de

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Die (mir bekannt) beste Aufstellung von Projektmanagement-Standards gibt es auf pm-standards. Neben eine tabellarischen Aufstellung werden auch Neuigkeiten zu den marktbeherrschenden Standards gegeben:

  • Neue Standards (u. A. zu dem V-Modell XT-Bund)
  • Inside Out: Was ist neu im PMBOK 4th Edition?
  • Inside Out: Was bringt DIN 69901?
  • Inside Out: Was ist anders an PRINCE2?
  • Änderungen an Standards
  • Grundlagen
  • Der agile PMBOK Guide 4th Edition (14 Artikel!)
  • IPMA Level D-Prüfung in der Praxis

Gleich bookmarken!

MS-Excel Tipps für Projektleiter

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Viele Projektleiter verwenden MS-Excel jeden Tag … und verzweifeln spätestens beim SVERWEIS oder Pivot-Tabellen.

Heute habe ich ein tolles Blog gefunden, auf dem Excel für “Nicht-Nerds” erklärt wird. Ein paar Beispiele:

Meistens kann man die Excel-Dateien herunterladen und sofort verwenden, nicht so aber bei dem Top-Tipp:

Das Project Management Bundle kostet je nach Excel-Version 30$ – 45$, enthält aber 24 cool aussehende Templates, die ein Projekleiter täglich braucht. Habe ich sofort gekauft und sind schon im Einsatz …

Noch ein Tipp: wer Schwierigkeiten hat, die englischen Formularbezeichnungen ins Deutsche zu übersetzen, findet hier eine gute Übersetzung für Excel 2007.

Hier noch ein kleiner Tipp von mir:

Duplikate finden

Lösung 1: In einer sortierten Liste, vergleiche aktuelle Zelle mit der vorherigen. Wenn gleich, habe ich ein Duplikat.

Duplikate in sortierter Liste

Duplikate in sortierter Liste

In Zelle “A3″, gib’ folgenden Code ein:

=WENN(A3=A2;"Duplikat";"OK")

Das funktioniert auch ganz gut, allerdings ausschließlich in einer sortierten Liste. Das Gleiche geht aber auch in einer unsortierten Liste mit …

Lösung 2: In einer unsortierten Liste, vergleiche die aktuelle Zelle mit dem Rest der Spalte (nach oben gerichtet). Wenn mehr als einmal vorhanden, dann ist es ein Duplikat.

Duplikate in unsortierter Liste

Duplikate in unsortierter Liste

Gib’ diesmal den folgenden Code in Zelle “A2″ ein:

=WENN(ZÄHLENWENN($A$2:A2;A2) > 1; "Duplikat"; "OK")

Alle Duplikate werden markiert.

Am Schluss noch ein Link zu einem Buch: Projektmanagement mit Excel. Kostenlos zu lesen auf PaperC.

Viel Erfolg!

Projektmanagement mit Excel

Kreativität verstehen und fördern

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Kreativität im Berufsleben ist vorbehalten den schwarzbebrillten Schalträgern, leicht Verrückten und außerhalb von Werbeagenturen nicht anzutreffen.

Ich muss gestehen, bei dieser Aussage habe ich mir selber auf’s Maul geschaut — trotzdem kenne ich reichlich Gleichgesinnte. Eines ist aber unstrittig: Kreativität ist etwas Tolles! Schön, wenn man zu den Auserwählten gehört, die quasi auf Knopfdruck geniale Einfälle haben und diese in kurzer Zeit umsetzen.

  1. Kreativität ist aber kein Privileg einiger Weniger
  2. auch für “den Rest von uns” gibt es Wege, kreativ zu sein

Folgende Präsentation zeigt, wie das geht:

Leider ist Kreativität ein sehr scheues Tier. Jede Ablenkung (Telefonanrufe, Kollegenbesuche, eMail, Twitter, …) verscheucht es. Um Kreativität zu fördern, bedarf es Wege, die im normalen Arbeitsalltag eher als kontraproduktiv gesehen werden. So wie in dem fiktiven Gespräch eines Projektleiters und eines Kreativen: “Who killed the creative process?“. Kernthesen:

  • Kreativität muss geplant werden
  • … organisiert werden
  • … ermöglicht werden
  • … überhaupt erst einmal erlaubt werden
  • … ist keine Spinnerei, sondern ein extrem professionelles Handwerk

Jeder Arbeitgeber kann etwas tun, um Kreativität zu fördern. Seien es bequeme Meeting-Points oder wenn möglich Gartenmöbel auf dem Balkon (Terrasse, Garten) — Ecken, in denen man sich gerne aufhält, um dies oder das zu besprechen.

Obwohl Raucher heute in Käfigen eingesperrt oder nach Draußen verbannt werden hat das doch ein  Gutes: sie reden außerhalb der normalen Arbeitsumgebung ungezwungen miteinander. Manchmal kommen da auch tolle Ideen zustande (selber schon erlebt). Jetzt bitte nicht mit dem Rauchen anfangen, baut “Kreativ-Ghettos”!

Tod durch Powerpoint

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Jeden Tag lassen wir grauenhafte Powerpoint-Präsentationen über uns ergehen. Lasst uns einen Anfang machen und selber bessere Präsentationen erstellen. Die folgende Prösentation gibt wenige — aber sehr wertvolle — Hinweise, wie das gehen kann.

Und nicht vergessen: Hast Du keine Fakten, verwende Farben!

Führen wie ein Dirigent

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Ich habe dieses Video zwar schon einmal getwittert, aber der Link auf das andere Blog ist inzwischen tot.

Ganz wichtig: Video unbedingt bis zu Ende anschauen — es lohnt sich!

Mein Weg zum PMP

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Für die Meisten ist die Vorbereitung auf die Zertifizierung als PMP ein große Hürde. Es braucht einfach viel Zeit und außerdem ist der PMBOK Guide wahrlich keine superspannende Lektüre — zumindest am Anfang.

Kleine Anmerkung: ich habe den Test auf Englisch gemacht. Ich habe keine Ahnung, wie die deutsche Übersetzung funktioniert, mir schien es aber ratsam, das “Original” zu studieren.

So bin ich vorgegangen:

  • Mitglied beim PMI geworden (130$) — ist nicht zwingend notwendig, rechnet sich aber sofort da als Mitglied die Prüfungsgebühr deutlich niedriger ist
  • PMBOK Guide von der PMI-Seite herunter geladen. Auch das ist ein schöner Nebeneffekt für Mitglieder
  • PMPrepcast gekauft (100$) und alle Episoden gehört oder angeschaut. Ich finde, Cornelius macht das fantastisch. Auf der einen Seite hält er sich an die Struktur des PMBOK Guide und erklärt auch alle “PMI-isms”, aber reichert alles mit Beispielen aus der Praxis an. Ich habe gemerkt, wieviel Sorgfalt und Liebe Cornelius dort hineingesteckt hat und musste mich nicht zwingen, ihm zu folgen
  • erst jetzt habe ich den PMBOK Guide gekauft und zum ersten mal gelesen — auf einmal machte Alles irgendwie Sinn und die staubtrockenen Definitionen erwachten zum Leben. Und dafür ist der PMBOK Guide auch gedacht: als Referenz und als Werkzeug. Er wohnt jetzt an meinem Arbeitsplatz auf dem Schreibtisch und wird dort auch keinen Staub ansetzten
  • der häufigste Tipp ist: so viele Testfragen wie möglich beantworten. Stimmt! Ich habe mich für PMBootCamp entschieden:
    • funktioniert auf Basis eines Abos — Zugriff für x Tage oder Monate
    • jede Knowledge Area kann separat abgefragt werden
    • spezielle Tests gibt es auch: Situationsfragen, Formelsammlung, etc.
    • oder man kann “echte” Examen simulieren
    • Tipp: es gibt auch einen kostenlosen Test
  • als Untersützung habe ich mir noch die Formelsammlung und Übungen von (ja, schon wieder) Cornelius gekauft. Es gilt das Gleiche wie für den Prepcast — einfach kaufen, nicht fragen …
  • das war’s!

Noch ein Tipp: Lest unbedingt das Glossar des PMBOK Guide mehrfach — dort sind alle Begriffe kurz definiert. Das hilft ungemein beim “auswendig lernen”.

Ich habe (wegen student syndrome) zwei harte Monate gehabt — bin jetzt aber glücklicher PMP.

Fragen oder Kommentare — nur los!

Folgt mir auch auf  Twitter oder Facebook. Dort poste ich (jetzt wieder öfter) interessantes aus der Welt des Projektmanagements.

Android und die Cloud – eine perfekte Symbiose

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Seit Neuestem habe ich mein Online-Leben umgekrempelt und komplett in die Cloud verlagert. Das mag zwar nicht immer die allerbeste Idee sein, für mich funktioniert es aber — endlich!

Online mache ich es jetzt so:

  • alle eMails verwalte ich mit GMail. Ich leite alle geschäftlichen und privaten eMail hierhin um und kann auch eMails über GMail verschicken. Dort verwende ich beliebige eMail-Adressen und auch beliebige SMTP-Server
  • auch meine Kontaktinformationen wohnen jetzt in GMail. Endlich kann ich auch beliebig viele Telefonnummern für einen Kontakt definieren (vor Allem toll für internationale Rufnummern von Telekonferenz-Diensten)
  • Kalender verwalte ich im Google Kalender. Durch die Integration mit meinen Google-Kontakten habe ich für Einladungen immer Zugriff auf mein Adressbuch
  • meine Aufgaben stehen jetzt bei Remember the Milk. Für GTD-Fans gibt es einen schönen Beitrag, wie RTM auch Profis gereicht
  • gelegentliche Notizen und Checklisten verwalte ich mit Helipad. Schade, dass Google Notizbuch nicht mehr weiter unterstützt wird …

Soweit meine Online-Strategie. Aber ich will meine Daten auch unterwegs zur Verfügung haben — jederzeit und ohne lästige Umwege über einen PC oder Laptop. Hier kommt mein (very) Smartphone HTC Hero ins Spiel — befeuert von dem Open-Source Betriebssystem Android:

  • alle Google-Dienste sind perfekt integriert.  Nach Eingabe meiner Google-ID wurden innerhalb von 10 Minuten alle Kontakt- und Kalender-Daten abgeglichen, meine eMails werden mit allen Tags synchronisiert. die weitere Synchronisation findet im Hintergrund statt — je nach Wahl immer nur dann, wenn ich im WLAN bin oder auch über UMTS. Schönes Feature: Daten-Roaming kann ich ausschalten und behalte so meine Kosten im Griff
  • auch alle abonnierten Kalender (und nicht nur der Haupt-Kalender!) werden abgeglichen — Ferientermine, Feiertage, Geburtstage, Bundesliga-Kalender, Formel 1, Mondphasen, …
  • alle Daten aus den Kontaktinformationen werden synchronisiert — z.B. Kontaktbilder oder die Markierung, ob es sich um einen “besonderen” Menschen handelt. Diese erscheinen dann übrigens in einer Kurzwahl-Liste — sehr komfortabal
  • es gibt eine Applikation, mit der ich Aufgaben aus Remember the Milk abgleichen kann (ok — man muss Pro-User sein, kosten 25USD im Jahr)
  • Notizen aus Helipad werden auch abgeglichen — Applikation kostet kleines Geld
  • außerdem nutze ich viele kleine nette Helferlein:
    • Photos in PDF umwandeln (auch mehrere Seiten) und bspw. als eMail verschicken (z. B. für Flipcharts)
    • Google Maps, Layar, World Surfer: wo ist das nächste Restaurant, Kino, <insert whatever here> — augmented reality!
    • mein Telefon ist jetzt auch mein Podcatcher und-Player
    • nagut: es gibt auch ein paar nette Spielchen gegen Flughafen-Langeweile
  • wenn ich wollte, könnte ich natürlich auch andere eMail-Konten einrichten (auch Exchange!) — aber wozu?

Diese Lösung ist jetzt seit Wochen bei mir im Einsatz und hat sich außerordentlich bewährt. Zusätzlich läuft auch ein Abgleich auf meine verschiedenen Desktops — aber eben direkt aus dem Netz und nicht über die Schaltzentrale Smartphone oder irgendein Master-PC.

Mein Administrations-Aufwand für Datenabgleich ist jetzt Null — gut so!

Selbstorganisation in Zeiten des Cloud Computing

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Update 14.09.2009: Xmarks als Bookmark-Synchronisation hinzugefügt

Was mich seit Jahren nervt (weil es nie richtig funktioniert hat): ich habe mehrere Rechner (Familien-PC, Laptop, Netbook, Firmenrechner) und ein bis mehrere Telefone gleichzeitig im Einsatz. Irgendwie habe ich es nie geschaft, meine persönlichen Informationen auf allen Geräten syncron zu halten. Das mag daran liegen, dass ich verschiedenste Plattformen fahre — ein völlig abgekapselten Firmenrechner, Windows und Linux parallel und von Symbian bis Windows Mobile alle möglichen Handy-Betriebsysteme.

Das sind meine Anforderungen an synchrone Daten:

  • eMail
  • Kontaktinformationen
  • Kalendereinträge
  • Aufgaben
  • wenige, ausgesuchte Dateien (CVs, Fahrpläne und sonstige Files, die ich mir sonst per eMail geschickt habe)

Für mich gab es bisher keine zufrieden stellende Lösung für diese Aufgabe. Normalerweise habe ich die beiligenden Tools verwendet und das Telefon zum Master aller Synchronisierungen gemacht: Also vom Laptop mittels Nokia PC-Suite die Daten aus Outlook synchronisiert. Bis hierher kein Thema. Der Familienrechner ist ein Linux-Rechner, dort laufen Thunder- und Sunbird als PIM. Eingentlich alle Herstellertools (Nokia, SonyEricsson, Windows) versagen hier, es wird keine Sychronisation angeboten.

Die einzige Möglichkeit sind div. Open-Source-Tools, so zum Beispiel OpenSync. Das habe ich zwar zum Laufen gebracht, hatte aber regelmäßig Duplikate oder es funktionierte nur manchmal. Außerdem war mir der Zeitaufwand viel zu hoch, obwohl ich noch verhältnismäßig viel Lust am Fummeln habe.

Das Netbook läuft auch mit Thunderbird, hier müssen externe Tool her (Windows XP). Mobil-Master kostet zwar Geld, ist aber brauchbar. Trotzdem hatte ich Duplikate, diverse Felder werden nicht unterstützt und manchmal benahm sich das Programm merkwürdig …

Das Firmen-Laptop ist ein ganz schwieriger Fall — dort konnte ich keine Software installieren, außer einer: den Google Calendar Sync. So kann ich also meine Kalenderinformationen mit dem Google Kalender synchron halten.

Schöne neue Cloud Computing Welt

Mir hat der Google Kalender immer sehr gut gefallen — auch verwende ich gerne GMail. Das Konzept des “Tagging” finde ich sehr genial, keine Ordner-Strukturen mehr und die gute Google-Suche als Recherche-Agent … super!

Seit ein paar Tagen fahre ich also ein anderes Setup:

  • ich verlege meine Daten vollständig in die “Cloud”
  • Master für eMail und Kontakte ist GMail
  • Kalendereinträge werden im Google Kalender gehalten
  • Dateien, die ich überall brauche, verwalte ich in Dropbox — es gibt Clients für Windows, Mac und Linux; verhält sich wie ein normaler Ordner auf dem Rechner mit dem Unterschied, dass es überall immer aktuell ist: auf allen Rechnern und im Web
  • meine Bookmarks synchronisiere ich per Xmarks, so sind alle Lesezeichen (Firefox, IE) auf allen Rechnern (Linux, Windows) stets aktuell

Ich weiß, Google ist böse und ich komme deswegen irgendwann in die Hölle — Kommenare hierzu werden kommen und ich kann es auch verstehen. Auf der anderen Seite ist Micro$oft noch böser und MS-Outlook ist im gleichen Zuge von meinem Rechner verschwunden. Outlook kann noch nicht mal richtig IMAP!

So habe ich es gelöst:

  • Kontakte aus GMail und Thunderbird synchronisiere ich mit gContactSync — ist zwar noch Alpha, funktioniert aber besser als Google Contacts
  • Kalendereinträge aus Google Kalender und Thunderbird synchronisiere ich mit Provider for Google Calendar
  • auf meinem Windows Mobile Telefon (jaja …) verwende ich Google mobile — jetzt sychronisiere ich einfach über das Internet mittels Active Sync (Bordmittel), Datenflatrate sei Dank!
  • für meine Aufgaben verwende ich Remember the Milk — da gibt es eine schöne Integration in GMail, läuft offline gut mit Google Gears und es bringt eine schöne App für Windows Mobile

Zusätzlich habe ich immer Zugriff auf meine Daten sobald ich online bin — über jeden beliebigen Browser, egal wo.

Sollte sich das so bewähren, steige ich auf ein Android-Telefon um. Oder ich hacke mein HTC Touch 3G.

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